Baumit zieht mit Veeam sicher zu Office 365 um

Die Business-Herausforderung

Das markante Baumit-Logo ist heute auf Baustellen in ganz Europa zu sehen. In 25 Ländern liefert die Unternehmensgruppe ihren Kunden eine Vielzahl von hochwertigen Baustoffen – vom Außenputz bis zur Wandfarbe für den Innenausbau. Nachhaltigkeit und Umweltschutz haben dabei für das Familienunternehmen höchste Priorität. Bei der Entwicklung neuer Produkte verfolgt Baumit stets das Ziel, gesunde und energieeffiziente Lebensräume zu schaffen. Die Unternehmensgruppe betreibt dafür unter anderem einen eigenen Forschungspark, in dem die Auswirkungen von Baustoffen auf Raumklima und Wohnqualität wissenschaftlich untersucht werden.

„Die Baustoffindustrie ist eigentlich eine eher konservative Branche. Aber in den letzten Jahren hat sich das Innovationstempo enorm beschleunigt, gerade auch durch die Digitalisierung“, stellt Thomas Wöhrer, CIO der Baumit-Gruppe, fest. „Während es bis vor Kurzem noch üblich war, Baustoffe per Telefon oder Fax zu bestellen, geht die Entwicklung jetzt eindeutig zur digitalen Beschaffung über B2B-Plattformen und mobile Apps. Als IT-Organisation von Baumit schaffen wir die Voraussetzungen dafür.“

Bisher war die IT bei Baumit weitgehend dezentral organisiert. Die einzelnen Tochterfirmen und Ländergesellschaften betrieben Kernanwendungen wie die ERP-Software in Eigenregie – nur bestimmte Dienste wie Microsoft Exchange wurden zentral zur Verfügung gestellt. Im Zuge der neuen Digitalisierungsstrategie führt Baumit nun ein zentrales ERP-System für die gesamte Gruppe ein und richtet EDI-Schnittstellen für den Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten ein. Zudem liefert die
IT-Organisation allen Standorten vorbereitete Lösungen für Online-Shops, mobile Anwendungen und digitale Kunden-Workflows.

Als digitale Arbeitsplatzlösung für die 2.800 IT-Anwender des Konzerns kommt Microsoft Office 365 zum Einsatz. „Wir hatten bereits Ende 2019 mit der Umstellung begonnen und diese dann aufgrund der COVID-19-Pandemie deutlich schneller als geplant umgesetzt“, erklärt Wöhrer. „Wir benötigten dafür allerdings auch eine sichere Backup-Lösung. Mit den Diensten von Microsoft Office 365 verwalten wir teilweise sehr sensible Geschäftsdokumente. Wir mussten daher von Anfang an sicherstellen, dass diese Dokumente zuverlässig gesichert werden und vor Datenverlust geschützt sind.“

Die Veeam-Lösung

Die Verantwortlichen bei Baumit evaluierten drei unterschiedliche Backup-Lösungen für Microsoft Office 365 und entschieden sich schließlich für Veeam Backup for Microsoft Office 365.

„Die Veeam-Lösung konnte unsere Anforderungen am besten erfüllen – vor allem die einfache Bedienung und die granularen Wiederherstellungsmöglichkeiten überzeugten uns“, so der CIO. „Hinzu kam, dass wir den Hersteller seit vielen Jahren kennen und schätzen. Wir sichern mit Veeam Backup & Replication unsere gesamte virtuelle Server-Infrastruktur – insgesamt mehr als 350 virtuelle Maschinen auf Basis von VMware vSphere.“

Baumit implementierte Veeam zusammen mit den Diensten von Microsoft Office 365. Im ersten Schritt stellte das Unternehmen den Anwendern Microsoft Teams und OneDrive for Business zur Verfügung. Alle in der Microsoft-Cloud gespeicherten Daten werden nun automatisch auch im Rechenzentrum von Baumit gesichert und dort langfristig aufbewahrt.

„Die freie Wahl des Speicherorts war für uns ganz wichtig“, betont Wöhrer. „Wir wollten selbst entscheiden können, ob wir unsere Daten bei Azure, AWS oder in unserer On-Premises-Infrastruktur sichern. Im Gegensatz zu anderen Herstellern bietet Veeam uns diese Möglichkeit.“

Mit Veeam hat Baumit volle Kontrolle über die Sicherheit seiner Office 365-Daten. Wie wertvoll die Technologie für den Baustoffhersteller ist, zeigt sich beispielsweise beim Einsatz von OneDrive for Business. Baumit hatte seine bestehende Filesharing-Lösung durch OneDrive abgelöst und nutzt jetzt die Microsoft-Plattform für den sicheren Austausch von Dokumenten mit internen und externen Kontakten. Immer wieder kommt es vor, dass Anwender versehentlich Dokumente in OneDrive for Business löschen. Microsoft bewahrt diese Dateien nur wenige Tage im OneDrive-Papierkorb auf, bevor sie endgültig gelöscht werden. Mit Veeam kann die IT-Abteilung hingegen auch ältere gelöschte Dateien innerhalb von Minuten finden und wiederherstellen.

Gerade unter den Bedingungen der COVID-19-Pandemie bewährte sich die neue Lösung. „Als rund 1.000 unserer Mitarbeiter kurzfristig ins Homeoffice wechselten, konnten wir uns darauf verlassen, dass ihre Daten sicher sind – ganz gleich, von welchem Ort aus sie arbeiten“, erläutert Thomas Wöhrer. „Ein Thema weniger, über das wir uns Gedanken machen mussten.“

Mittlerweile spielt auch die Sicherung von Microsoft Teams-Daten eine immer wichtigere Rolle für Baumit. Der Baustoffhersteller setzt derzeit mit Hilfe von Microsoft Power Apps mehrere Workflows auf, die direkt in Microsoft Teams integriert sind. Unter anderem wird der gesamte Prozess der Neuanlage von Produkten digital abgebildet. Von der ersten Anforderung durch einen Außendienstmitarbeiter über die verschiedenen Entwicklungs-und Freigabestufen bis zur Veröffentlichung der Artikelnummer sind dabei sämtliche Arbeitsschritte enthalten. Die Veeam-Lösung sichert alle Chats und Dokumente dieser Workflows und trägt damit dazu bei, dass neue Produkte schneller auf den Markt gebracht werden können.

Aus Sicht des CIO nimmt die digitale Transformation bei Baumit derzeit richtig Fahrt auf. „Unsere Mitarbeiter entdecken gerade, was mit Microsoft Office 365 alles möglich ist. Wir rollen jetzt SharePoint Online als zentrale Informations-und Wissensplattform aus und bereiten auch die Umstellung auf Exchange Online vor. Dank Veeam können wir diese Projekte ganz entspannt angehen – das Backup-Konzept für den Schutz unserer Daten ist schließlich bereits vorhanden.“

Die Ergebnisse

• Effizientes Office 365-Backup für 2.800 User:
  Baumit sichert mit Veeam-Backup alle Daten aus der Microsoft-Cloud automatisch im eigenen Rechenzentrum. Für die IT-Organisation fällt dabei nahezu kein operativer Aufwand an. Die Administratoren können versehentlich gelöschte Dateien bei Bedarf innerhalb von Minuten wiederherstellen.
• Absicherung Cloud-basierter Business-Workflows:
  Der Baustoffhersteller nutzt die Cloud-Dienste von Microsoft, um interne Prozesse weiter zu optimieren und zu digitalisieren – unter anderem im Bereich Produkt-Management. Sämtliche Inhalte dieser Workflows sind durch die Veeam-Lösung umfassend geschützt.
• Zuverlässige Einhaltung von Compliance-Vorgaben:
  Baumit kann sich darauf verlassen, dass alle Office 365-Daten lückenlos gesichert werden und zu einem späteren Zeitpunkt problemlos wieder abrufbar sind. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen der einzelnen Länder lassen sich sehr einfach abbilden. Zudem steht Baumit mit Veeam immer eine Exit-Option offen, falls irgendwann ein Wechsel des Cloud-Anbieters ansteht.