Universitätsklinikum Würzburg sichert digitale Prozesse für die Patientenversorgung mit Veeam

Die Herausforderungen

Das Universitätsklinikum Würzburg (UKW) blickt auf eine über 400 Jahre lange Geschichte zurück und gehört damit zu den ältesten Universitätskliniken in Deutschland. Als Krankenhaus der Maximalversorgung erbringt es wichtige Gesundheitsleistungen für eine Region mit über einer Million Einwohnern. Einige der Therapieangebote üben darüber hinaus eine bundesweite, teilweise sogar weltweite Anziehungskraft aus.

Das UKW verfügt über 1.400 Betten und beschäftigt 6.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese versorgen pro Jahr über 70.000 stationäre Patienten sowie mehr als 260.000 ambulante Fälle. Dank der engen Zusammenarbeit mit der Medizinischen Fakultät der Julius-Maximilians-Universität Würzburg hat auch die am UKW geleistete Forschung internationales Niveau. In interdisziplinären Zentren wie dem Deutschen Zentrum für Herzinsuffizienz und dem Comprehensive Cancer Center arbeiten Wissenschaftler und Ärzte gemeinsam an wegweisenden Projekten.

Spitzenleistungen in Forschung und Medizin lassen sich heute nur mit Unterstützung modernster Technologien erbringen. „Der digitale Fortschritt hat enorme Auswirkungen auf unser Arbeitsumfeld“, sagt Andreas Störlein, Systemadministrator am UKW. „Die meisten Prozesse – von der Patientenaufnahme über die Behandlung und Pflege bis hin zur Abrechnung – sind ohne ITUnterstützung überhaupt nicht mehr vorstellbar. Bei einem Ausfall zentraler Systeme müssten im schlimmsten Fall sogar notwendige Untersuchungen und Operationen verschoben werden.“

Die IT-Organisation des Universitätsklinikums ist daher mehr denn je gefordert, eine durchgängige Verfügbarkeit von digitalen Anwendungen und Daten sicherzustellen. Denn auch die gesetzlichen Anforderungen haben sich in den letzten Jahren verschärft. Das UKW ist ein Krankenhaus der höchsten Versorgungsstufe in Deutschland und wurde daher als Betreiber kritischer Infrastruktur (KRITIS) eingestuft. Daher muss die Einrichtung unter anderem nachweisen, dass ihre ITSysteme ausreichend vor Ausfällen und Cyber-Attacken geschützt sind.

Mit den bisher eingesetzten Lösungen fiel es der IT-Organisation jedoch immer schwerer, den gestiegenen Anforderungen nachzukommen. „Unsere vorhandene Backup-Software verursachte hohen Wartungs- und Administrationsaufwand und war zudem nicht für die Sicherung virtueller Workloads ausgelegt“, sagt Andreas Störlein. „Wir suchten daher nach einer neuen Lösung, mit der wir alle wichtigen Systeme gesetzeskonform sichern und wiederherstellen können. Wichtig war für uns zudem, dass die Lösung einfach zu bedienen ist und mit unserem enormen Datenwachstum Schritt hält.“

Die Lösung

Das UKW entschied sich in dieser Situation für den Einsatz der Veeam Availability Suite als neue Verfügbarkeitslösung. „Den Ausschlag bei der Entscheidung gaben das gute Zusammenspiel mit der Virtualisierungsplattform VMware vSphere, der hohe Benutzerkomfort sowie das hervorragende Preis-Leistungsverhältnis“, so Störlein. „Für Funktionen wie die granulare Wiederherstellung von Anwendungsobjekten hätten wir früher teure Zusatzmodule benötigt. Bei der Veeam-Lösung sind diese Funktionen ‚out of the box’ integriert.“

Die neue Plattform half der IT-Organisation, den Virtualisierungsgrad der Infrastruktur weiter zu erhöhen und eine neue Stufe bei der Verfügbarkeit der virtuellen Ressourcen zu erreichen. Das UKW stellt mit Veeam heute sicher, dass 650 virtuelle Server sowie über 700 virtuelle Desktops rund um die Uhr zuverlässig erreichbar sind. Insgesamt sichert die IT-Organisation mit der neuen Lösung ein Datenvolumen von über 900 Terabyte.

Einer der wichtigsten Mehrwerte der Veeam-Technologie ist für das UKW die deutlich schnellere Wiederherstellbarkeit von Ressourcen. Mit Instant VM Recovery lassen sich beispielsweise ausgefallene virtuelle Maschinen direkt aus dem Backup neu starten. „Im Klinikalltag kommt es oft auf Minuten an“, erklärt Andreas Störlein. „Wenn beispielsweise die Steuerungsrechner unser Sterilisatoren ausfallen würden, könnten wir kein frisches Operationsbesteck mehr zur Verfügung stellen. Mit Veeam sind wir in der Lage, wichtige Systeme für Untersuchungen und Behandlungen innerhalb kürzester Zeit wiederherzustellen.“

Auch ein schneller Restore einzelner Anwendungsobjekte wie zum Beispiel E-Mails oder Dateien ist mit der neuen Plattform möglich. Das UKW nutzt dazu die Veeam Explorer für Microsoft-Anwendungen wie SharePoint, Exchange und SQL Server – und dies bereits im First Level Support. Dank der delegierten Rechteverwaltung von Veeam können auch Helpdesk-Mitarbeiter selbstständig E-Mails von Mitarbeitern des UKW wiederherstellen, obwohl sie selbst keine Administratorrechte auf den Exchange-Servern haben. Dieses Modell beschleunigt den Benutzer-Support erheblich und entlastet die Mitarbeiter, die für die Verwaltung der Infrastruktur verantwortlich sind.

Die Veeam-Lösung hilft dem UKW heute zudem bei der Einhaltung der gesetzlichen Sicherheitsanforderungen als KRITIS-Betreiber. Die IT-Abteilung nutzt die SureBackup Funktion der Veeam Availability Suite, um die tatsächliche Wiederherstellbarkeit der gesicherten Ressourcen permanent zu überprüfen. Dabei werden virtuelle Maschinen automatisch in einer isolierten Virtual Lab-Umgebung gestartet und alle relevanten Funktionen getestet. „SureBackup sendet uns dann die Testergebnisse per E-Mail zu“, erklärt der Systemadministrator. „Diese Berichte übermitteln wir an das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und erbringen so den Nachweis, dass wir unsere IT-Systeme im Notfall jederzeit wiederherstellen können.“

Um die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften einzuhalten, sichert das UKW alle Daten zunächst auf Disk und dann noch einmal auf Tape. Auch die Band- Archivierung ist heute nativ in die Veeam-Lösung integriert. So ist es beispielsweise möglich, gesicherte virtuelle Maschinen direkt von Tape in der Primärumgebung wiederherzustellen – ohne aufwändige Zwischenschritte. Der Medienbruch im Verfügbarkeitskonzept dient dabei gleichzeitig als Schutz vor Ransomware-Attacken.

Nach den guten Erfahrungen in der virtuellen Welt setzt das UKW mittlerweile auch bei der Sicherung physischer Server auf Veeam. Mit den Veeam Agents für Windows und Linux stellt die IT-Organisation die Verfügbarkeit von rund 100 unterschiedlichen Systemen sicher – darunter viele kritische Workloads wie Domain- Controller, File-Server und SAP-Applikationsserver. „Beim Ausfall einer Hardware- Komponente ermöglicht Veeam einen sehr schnellen Bare Metal Restore“, erklärt Andreas Störlein. „Wir holen einfach einen neuen Server aus dem Regal und können das System in kürzester Zeit wieder in Betrieb nehmen. Wir haben damit die operative Sicherheit unserer Umgebung weiter verbessert.“

Ein weiteres Einsatzszenario ist zudem in Planung: Künftig will das UKW auch seine SAP-Umgebung mit Veeam sichern. Die IT-Organisation hat dazu bereits das neue Veeam Plug-in for SAP HANA erfolgreich getestet. Mittelfristiges Ziel des UKW ist, auch das SAP-basierte Klinikinformationssystem mit allen digitalen Patientendaten in das übergreifende Verfügbarkeitskonzept zu integrieren.

Die Ergebnisse

• Optimale Patientenversorgung durch höchste IT-Verfügbarkeit:
  Mit Veeam sorgt das UKW dafür, dass wichtige Anwendungen für die Behandlung und Pflege von Patienten an 365 Tagen rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Ausgefallene virtuelle Maschinen lassen sich innerhalb von Minuten wiederherstellen. Zudem hilft Veeam bei der Überwachung der virtuellen Infrastruktur: Die ITOrganisation wird automatisch über Performance-Probleme benachrichtigt und kann eingreifen, bevor es zu Störungen des Klinikbetriebs kommt.
• Zuverlässige Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften:
  Als Krankenhaus der Maximalversorgung und KRITIS-Betreiber ist das UKW zu umfassender Risikoprävention verpflichtet. Mit Veeam schützt das Klinikum seine Infrastruktur nicht nur vor ungeplanten Ausfällen, sondern testet auch permanent die Wiederherstellbarkeit der IT-Ressourcen. Die benötigten Nachweise für die Behörden werden vollkommen automatisiert erstellt.
• Entlastung der IT-Abteilung durch effiziente Verwaltung:
  Die IT-Organisation kann die Verfügbarkeit von virtuellen und physischen Workloads jetzt über eine zentrale Plattform managen. Auch die Langzeitaufbewahrung auf Band ist nahtlos integriert. Sehr viel Zeit und Arbeit spart die IT-Organisation zudem bei der granularen Wiederherstellung einzelner Anwendungsobjekte, wie E-Mails oder Dateien.