Ruhr-Universität Bochum hält den Hochschulbetrieb mit Veeam auch während der COVID-19-Pandemie aufrecht

Die Business-Herausforderung

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) war die erste Universität, die in Deutschland nach dem Zweiten Weltkrieg neu gegründet wurde. Seit der Eröffnung im Jahr 1965 hat sich die RUB zu einer der größten Hochschulen des Landes entwickelt. Mit ihren 20 Fakultäten deckt sie heute das gesamte Spektrum der akademischen Disziplinen ab — Geistes- und Sozialwissenschaften, Naturwissenschaften, Ingenieurwissenschaften und Medizin.

Ihren Erfolg in der Forschung verdankt die RUB der engen Verknüpfung der Fachdisziplinen auf dem Campus. In neun Research Departments arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler gemeinsam an interdisziplinären Forschungsschwerpunkten. Auch international ist die Universität bestens vernetzt. Die RUB-Institute und -Fakultäten pflegen Partnerschaften mit mehr als 300 Einrichtungen in anderen Ländern. Über 1.000 internationale Promovierende und wissenschaftliche Gäste sind derzeit in Bochum tätig.

Wie auch in anderen Hochschulen auf der ganzen Welt veränderte die COVID-19-Krise den Alltag der Lehrenden und Studierenden an der RUB grundlegend. Fast alle Lehr- und Prüfungsveranstaltungen fanden nun online statt, die Beschäftigten in Forschung, Lehre und Verwaltung erledigten einen Großteil ihrer Arbeit im Homeoffice — und auch Dienstbesprechungen und Gremiensitzungen wurden digital abgehalten.

„Digitalisierung spielte für uns auch schon vor dem Ausbruch der Pandemie eine wichtige Rolle. Dennoch war es für uns natürlich eine enorme Herausforderung, innerhalb kürzester Zeit auf einen komplett digitalen Hochschulbetrieb umzustellen“, führt Marcus Klein, Stellvertretender Direktor IT.SERVICES an der RUB, aus.

Die IT-Organisation führte bereits vor der Pandemie flächendeckend die Lernplattform Moodle für das Management der Vorlesungen und Prüfungen ein. Gleichzeitig baute die Universität ihre Opencast-Infrastruktur aus, um Audio- und Videoinhalte zentral für alle Studierenden bereitstellen zu können. Zudem kamen neue Lösungen für digitale Kommunikation und Zusammenarbeit hinzu, wie etwa die Videokonferenzsoftware Zoom.

„Gerade bei unseren zentral betriebenen IT-Diensten stiegen während der Pandemie auch die Anforderungen an die Verfügbarkeit“, erläutert Marc Stuckenbröker, Teamleiter für den Bereich Virtualisierung und Infrastruktur bei IT.SERVICES. Die Studierenden und Lehrenden, aber auch die Beschäftigten in Forschung und Verwaltung sind darauf angewiesen, dass sie jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Anwendungen und Daten haben. Ausfälle — etwa während Prüfungssituationen — sind unbedingt zu vermeiden. Und falls es doch zu einer Störung kommt, muss die IT-Organisation in der Lage sein, die betroffenen Systeme so schnell wie möglich wieder zur Verfügung zu stellen. „Genau dafür benötigen wir eine leistungsfähige Backup-Lösung im Hintergrund“, so Marcus Klein.

Die Veeam-Lösung

In der neuen Situation zahlte sich für die RUB der Einsatz von Veeam Backup & Replication aus. Die IT-Organisation nutzt die Datensicherungslösung für den hochverfügbaren Betrieb fast aller virtuellen und physischen Workloads, die in den beiden Rechenzentren auf dem Universitätscampus laufen. „Wir waren vor der Pandemie mit unserer bisherigen Backup-Lösung IBM Spectrum Protect immer wieder an Grenzen gestoßen und mussten oft sehr lange auf die Wiederherstellung ausgefallener Systeme warten“, erklärt Marcus Klein. „Nach einem erfolgreichen Proof-of-Concept mit dem IT-Dienstleister Concat in Kooperation mit Veeam entschieden wir uns dann für den Wechsel zu Veeam — und haben diese Entscheidung seitdem nie bereut.“

Die IT-Abteilung sichert mit Veeam Backup & Replication heute über 1.000 virtuelle Maschinen der geclusterten VMware vSphere-Infrastruktur sowie rund 30 physische Server. Zu den Kernanwendungen des Universitätsbetriebs gehören neben digitalen Lernplattformen wie Moodle und Opencast auch Microsoft-Dienste für Kommunikation und Zusammenarbeit wie Exchange und SharePoint. Auch die Master-Images für 600 virtuelle Desktops werden mit Veeam gesichert. Das gesamte Backup-Volumen beläuft sich auf über 600 Terabyte an Daten.

Der IT-Dienstleister unterstützte die RUB bei der Planung und Implementierung von Veeam Backup & Replication. Die gesamte Infrastruktur für die Datensicherung wurde dabei redundant ausgelegt. Als Backup Repositories kommen zwei Dell EMC Data Domain-Systeme zum Einsatz. Die RUB profitiert dabei davon, dass Veeam die Data Domain Boost-Technologie von Dell EMC unterstützt. Die Vorteile dieser Integration sind vor allem ein optimierter Deduplizierungsprozess, weniger Last im Netzwerk und bis zu 15-mal schnellere Backups. Gleichzeitig ermöglicht Veeam eine durchgängige Verschlüsselung der gesicherten Daten.

Für eines der beiden Data Domain-Systeme wurde zudem die Retention Lock-Funktion von Dell EMC aktiviert. Diese sorgt dafür, dass die mit Veeam gesicherten Daten bis zu einem definierten Zeitpunkt weder verändert noch gelöscht werden können. Manipulationen an den Backup-Daten — etwa durch Ransomware — sind dadurch ausgeschlossen. „Als die Universität im Frühjahr 2020 tatsächlich Opfer eines Angriffs mit Verschlüsselungssoftware wurde, konnten wir die betroffenen Systeme letztlich komplett aus der Datensicherung wiederherstellen“, so Marcus Klein. „Diese Situation machte uns noch einmal deutlich, dass derartige Sicherheitsvorkehrungen absolut notwendig sind.“

Wenn im Alltag eine virtuelle Maschine ausfällt, nutzen die Systemadministratoren für die schnelle Wiederherstellung meist die Instant VM Recovery-Technologie von Veeam. „Für uns ist das mittlerweile eine echte Schlüsselfunktion“, betont Marc Stuckenbröker. „Wir können damit ausgefallene Systeme direkt aus dem Backup heraus neu starten. Dadurch reduzieren wir die Wiederherstellungszeit auf wenige Minuten — eine erhebliche Verbesserung gegenüber der zuvor eingesetzten Lösung. Früher waren wir mit einem Restore oft viele Stunden lang beschäftigt.“

Sehr viel Zeit sparen sich die IT-Mitarbeiter auch bei der Wiederherstellung einzelner Anwendungsobjekte wie Dateien, E-Mails und Daten aus Datenbanken. Die RUB greift dafür auf die Veeam Explorer for Microsoft Exchange, SharePoint, SQL Server und Oracle zurück. „Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter eine E-Mail versehentlich gelöscht hat, müssen wir nicht eine 100 Gigabyte große Recovery-Datenbank zurückspielen. Mit dem Veeam Explorer suchen wir die E-Mail einfach in unserer Backup-Datei und stellen sie dem Anwender wieder zur Verfügung.“

Ebenso schnell und einfach funktionieren Wiederherstellungen im Datenbankbereich. Hin und wieder müssen beispielsweise SQL-Datenbanken auf einen bestimmten Zeitpunkt zurückgesetzt werden. Mit dem Veeam Explorer for Microsoft SQL Server kann der Systemadministrator die gewünschte Uhrzeit über einen einfachen Schieberegler auswählen und den Restore starten. Die Finetuning-Option des Veeam Explorers ermöglicht es sogar, die Datenbank genau auf den Zeitpunkt vor einer einzelnen Transaktion zurückzusetzen.

„Mit Veeam Backup & Replication haben wir die Verfügbarkeit der zentral bereitgestellten IT-Dienste auf ein ganz neues Niveau gebracht“, resümiert Marcus Klein. „Ganz gleich, ob es um eine einzelne Datei, eine virtuelle Maschine oder einen physischen Server geht — wir können bei allen Problemen sehr schnell reagieren und so unseren Anwendern den bestmöglichen Service bieten. Wir sind damit auch auf neue Anforderungen des digitalen Hochschulbetriebs bestens vorbereitet.“

Die Ergebnisse

• Zuverlässiger digitaler Hochschulbetrieb:
  Die RUB sichert mit Veeam alle zentralen IT- und Kommunikationsanwendungen und sorgt so für einen reibungslosen Lehr- und Forschungsbetrieb — auch unter den Bedingungen der COVID-19-Pandemie.
• Umfassender Schutz für sensible Daten und Systeme:
  Kritische Anwendungen wie die zentrale Lernplattform für Online-Vorlesungen und -Prüfungen könnten bei einem Ausfall innerhalb kürzester Zeit wieder zur Verfügung gestellt werden. Zudem nutzt die RUB heute Technologien vom Veeam und Dell EMC, um alle gesicherten Daten vor Ransomware-Attacken und anderen Cyberrisiken zu schützen.
• Deutlich reduzierter Administrationsaufwand:
  Die IT-Organisation konnte mit Veeam Backup & Replication viele operative Aufgaben vereinfachen. Einzelne E-Mails oder Dateien lassen sich beispielweise mit wenigen Klicks wiederherstellen. So haben die
  IT-Spezialisten wieder mehr Zeit für neue digitale Projekte.