En tant que professionnel de l’IT, vous comprenez l’importance capitale de protéger les données de votre entreprise contre des menaces telles que les ransomwares et les suppressions accidentelles. Vous connaissez également les exigences strictes des obligations de conformité réglementaire et les risques de litige qui nécessitent la préservation des e-mails et des données associées dans un état immuable où ils ne peuvent être supprimés, altérés ou détruits.
Microsoft 365 offre des fonctionnalités d’inaltérabilité intégrées permettant de répondre à ces besoins de protection des données et de conformité sans le coût et la complexité des solutions d’archivage classiques supplémentaires. Découvrez comment les fonctionnalités de rétention, de préservation et d’archivage à l’emplacement d’origine de Microsoft 365 vous permettent de rendre facilement les données inaltérables tout en restant accessibles pour exploration dans les workflows utilisateurs natifs. Vous découvrirez comment les fonctionnalités de conformité de Microsoft 365 (par exemple, la conservation pour litige, eDiscovery et conservation inaltérables, la recherche de conformité et les stratégies de rétention) permettent une préservation inaltérable de toutes les communications et de tous les contenus.
Le besoin croissant d’inaltérabilité dans Microsoft 365
Défis de la protection des données
Les entreprises sont confrontées à des défis importants en matière de protection des données contre les altérations ou suppressions intentionnelles ou accidentelles. Les exigences réglementaires strictes, les risques de litige et les politiques de gouvernance interne exigent la préservation des communications et des documents dans leur forme originale. Traditionnellement, l’inaltérabilité était obtenue en déplaçant les données vers un stockage séparé en lecture seule, ce qui avait une incidence négative sur l’expérience utilisateur et nécessitait une infrastructure supplémentaire.
Protection complète des données
Microsoft 365 offre une protection complète des données grâce à des fonctionnalités de rétention et de préservation à l’emplacement d’origine qui évitent toute perturbation des flux de travail. Toutes les données du système, y compris les e-mails, les documents, les réunions et les données tierces, peuvent être conservées sur place. La conservation pour litige, l’eDiscovery inaltérable et les stratégies de rétention s’appliquent à la fois aux données Microsoft et aux données tierces, et favorisent la conformité avec des réglementations telles que la SEC 17a-4, qui oblige certains établissements à respecter des exigences spécifiques en matière de conservation de leurs enregistrements électroniques.
Verrouillage de conservation
Le verrouillage de conservation protège les données contre l’altération ou la suppression, même par les administrateurs, pendant toute la durée du verrouillage. Cette fonctionnalité « écriture unique, lectures multiples » rend les données inaltérables, empêchant leur écrasement ou leur suppression tant que le verrouillage n’est pas levé. Le verrouillage de conservation, appliqué par l’intermédiaire du Centre de sécurité et de conformité ou avec PowerShell, donne aux entreprises l’assurance que les données resteront inaltérées pour répondre à des exigences strictes.
Intégration de données tierces
Microsoft 365 s’intègre à des solutions tierces de capture et de gestion des données en archivant les données provenant d’autres sources. Les données tierces importées bénéficient des fonctionnalités de protection et de gouvernance des données de Microsoft 365. Les entreprises peuvent verrouiller, rechercher, auditer et conserver des données tierces en plus des données Microsoft, simplifiant ainsi les processus de conformité.
Grâce à ses fonctionnalités de rétention en place, de préservation et d’intégration des données tierces, Microsoft 365 offre une solution unique pour rendre les données inaltérables, sécurisées, détectables et conformes. Les exigences strictes en matière de préservation des données ne nécessitent plus de perturbation des workflows ni d’infrastructure supplémentaire. Microsoft 365 assure une gouvernance et une protection complètes des données, pour une expérience utilisateur optimale.
Présentation des fonctionnalités d’inaltérabilité de Microsoft 365
Microsoft 365 inclut des fonctionnalités efficaces pour garantir l’inaltérabilité des données et leur conformité aux exigences réglementaires.
Conservation pour litige
Lorsqu’un litige est anticipé ou en cours, les entreprises peuvent placer les boîtes aux lettres et les sites SharePoint en conservation pour litige. Tout le contenu de la boîte aux lettres ou du site est préservé, même si un utilisateur supprime un élément. Aucun élément ne peut être supprimé définitivement tant que le verrouillage n’est pas levé.
eDiscovery et conservation inaltérables
L’eDiscovery à l’emplacement d’origine permet aux organisations d’effectuer des recherches dans des boîtes aux lettres et des sites SharePoint à la recherche de contenu spécifique. Les résultats de recherche peuvent être mis en attente pour les conserver pendant la durée de l’enquête ou de l’affaire judiciaire. La conservation des résultats de recherche garantit que le contenu ne peut pas être supprimé même si un utilisateur supprime l’élément.
Recherche de conformité
La recherche de conformité offre une recherche plus large des données Microsoft 365 à des fins de conformité. Les résultats de la recherche peuvent également être suspendus pour respecter des conditions d’inaltérabilité. La recherche de conformité permet aux entreprises de trouver des données sensibles ou d’autres contenus qui auraient besoin d’être préservés.
Archivage à l’emplacement d’origine
L’archivage à l’emplacement d’origine déplace les e-mails et les documents vers une boîte aux lettres d’archivage dans la base de données de la boîte aux lettres principale de l’utilisateur. Les éléments archivés sont conservés conformément aux stratégies de gouvernance des informations de l’entreprise. L’archivage assure l’inaltérabilité des données archivées tout en les rendant accessibles aux utilisateurs finaux.
Stratégies de rétention
Les stratégies de rétention permettent aux organisations de préserver les données Microsoft 365, comme les e-mails Exchange, les fichiers SharePoint et les contenus OneDrive, pendant une période spécifiée. À la fin de la période de conservation, les données sont définitivement supprimées. Les stratégies de rétention assurent l’inaltérabilité en préservant les données dans un état inaltérable pendant toute la durée de la période de rétention.
À l’aide de ces fonctionnalités, les entreprises peuvent mettre en œuvre une stratégie complète de gouvernance et de conformité des informations dans Microsoft 365. Les données sont préservées dans leur forme et à leur emplacement d’origine, ce qui permet de réduire les coûts et d’améliorer l’expérience de l’utilisateur final par rapport aux solutions d’archivage traditionnelles.
Principaux avantages de l’inaltérabilité de Microsoft 365
L’inaltérabilité de Microsoft 365 offre plusieurs avantages aux entreprises qui ont besoin de sécuriser leurs données face aux menaces. Y compris :
Préservation complète des données
Microsoft 365 vous permet de préserver les données provenant des services Microsoft 365 ainsi que de sources tierces. Cela inclut les e-mails, les documents, les messages instantanés, les messages vocaux et les données des réunions en ligne. Grâce aux connecteurs complémentaires, vous pouvez également capturer et préserver les données des plateformes de médias sociaux, des outils de messagerie instantanée et des services de synchronisation de fichiers.
Évolutivité économique
les fonctionnalités d’inaltérabilité de Microsoft 365 évoluent pour répondre aux besoins des entreprises, quelle que soit leur taille. Il n’y a aucun composant d’infrastructure supplémentaire à déployer ou à maintenir. La conservation pour litige, l’archivage, les stratégies de rétention et les verrouillages de conservation sont intégrés à la plateforme Microsoft 365 et s’appliquent à toutes les données du système.
eDiscovery simplifié
Avec les outils d’eDiscovery inaltérable et de recherche de conformité de Microsoft 365, vous recherchez, préservez et exportez des données à des fins juridiques et d’investigation. Vous pouvez effectuer une recherche dans toutes les données du système, y compris les données archivées et les données tierces. Les résultats des recherches avec eDiscovery peuvent être exportés vers des plateformes d’analyse, mis en attente ou supprimés selon les stratégies de votre entreprise.
Gouvernance automatisée
Les stratégies de rétention, les stratégies de préservation et les verrous de préservation dans Microsoft 365 vous permettent d’automatiser la gouvernance des données de votre organisation. Une fois les stratégies définies, Microsoft 365 les appliquera aux données nouvelles et existantes pour garantir la conformité aux réglementations et aux exigences de gouvernance. Les changements de stratégie se répercutent sur toutes les données du système, y compris les données provenant de sources tierces.
Les fonctionnalités d’inaltérabilité de Microsoft 365 offrent aux entreprises une solution fiable et économique pour sécuriser les données contre les menaces telles que les ransomwares, les risques internes et les litiges. Grâce aux outils de gouvernance et de découverte intégrés, Microsoft 365 simplifie la gestion des risques et la conformité réglementaire.
Meilleures pratiques d’implémentation de l’inaltérabilité dans Microsoft 365
La conformité aux stratégies de conservation et de rétention des données réglementaires exige des solutions complètes d’archivage, d’audit et de conservation juridique des e-mails. Microsoft 365 offre des fonctionnalités natives qui permettent aux entreprises de répondre à des exigences strictes en matière de gouvernance des données grâce à des fonctionnalités telles que la conservation pour litige, la conservation inaltérable et les stratégies de rétention.
Activer la conservation pour litige et la conservation inaltérable
L’activation de la conservation pour litige ou de la conservation inaltérable sur les boîtes aux lettres place tous les objets de boîte aux lettres dans un état préservé dans lequel ils ne peuvent être ni supprimés ni modifiés. Ces fonctionnalités de conservation permettent aux entreprises de capturer et de conserver des communications par e-mail et des documents pour eDiscovery. Tous les objets de la boîte aux lettres sont conservés jusqu’à la levée de la conservation.
Appliquer les stratégies de rétention
Les stratégies de rétention peuvent s’appliquer au niveau de la boîte aux lettres ou de l’objet pour conserver les données pendant une période spécifiée. Par exemple, une stratégie de rétention de 10 ans conserverait toutes les données d’une boîte aux lettres pendant 10 ans. Les stratégies de rétention garantissent la rétention des données pour répondre aux exigences de gouvernance et de conformité. Les données faisant l’objet d’une stratégie de rétention ne peuvent être définitivement supprimées tant que la période de rétention n’est pas écoulée.
Capturer tous les types de données
Pour mettre en œuvre une inaltérabilité complète, les entreprises doivent capturer et conserver tous les types de données dans Microsoft 365, y compris les e-mails, les documents, les messages instantanés, les messages vocaux et les enregistrements de réunions. Les fonctionnalités telles que la recherche de conformité et l’eDiscovery inaltérable offrent une vue consolidée de tous les types de données pour répondre aux demandes de recherche. La capture d’un large éventail de données dans la solution de conformité Microsoft 365 permet de garantir que les entreprises peuvent respecter des règles strictes en matière de rétention des données.
Audit de l’accès aux boîtes aux lettres
L’activation de l’audit des boîtes aux lettres fournit un enregistrement de tous les accès aux boîtes aux lettres. Le journal d’audit capture des informations détaillées telles que les personnes qui ont accédé à la boîte aux lettres, le moment où elles y ont accédé et les modifications apportées. Des examens réguliers des journaux d’audit des boîtes aux lettres permettent de détecter les accès inappropriés ou les altérations des données afin de garantir leur inaltérabilité dans Microsoft 365.
En suivant les meilleures pratiques en matière de conservation pour litige, de stratégies de rétention, de capture de tous les types de données et d’audit, les entreprises peuvent mettre en œuvre une solution complète d’inaltérabilité des données dans Microsoft 365. La gouvernance stricte des données dans Microsoft 365 permet aux entreprises de se conformer aux exigences réglementaires et de limiter les risques liés à la perte ou à la falsification des données.
FAQ sur l’inaltérabilité de Microsoft 365
Comment Microsoft 365 fournit-il un stockage inaltérable ?
Microsoft 365 permet un stockage inaltérable grâce à des fonctionnalités telles que la conservation pour litige, les stratégies de rétention et le verrou de préservation. La conservation pour litige préserve les objets de boîte aux lettres en limitant les suppressions. Les stratégies de rétention conservent les données pendant une durée spécifiée. Le verrou de préservation empêche toute modification des données préservées.
Quels types de données peuvent être conservés ?
Microsoft 365 peut conserver les e-mails, documents, réunions, messages vocaux, télécopies, messages instantanés, etc. Il s’intègre également à des sources de données tierces pour importer et préserver ces données. Qu’elles soient natives de Microsoft 365 ou qu’elles proviennent d’un système tiers, toutes les données du système sont détectables et à l’abri des falsifications.
Comment Microsoft 365 permet-il de détecter les données inaltérables ?
Microsoft 365 fournit de puissants outils d’eDiscovery pour rechercher, trouver et exporter les données préservées. L’eDiscovery inaltérable vous permet d’effectuer des recherches dans les boîtes aux lettres et les dossiers publics. La recherche de contenu étend la recherche aux sites SharePoint, aux comptes OneDrive et aux Microsoft Teams. La fonctionnalité de recherche de conformité du centre de conformité Microsoft 365 fournit une interface unique pour rechercher tous les emplacements de données. Vous pouvez filtrer les résultats de recherche et exporter les données selon vos besoins.
Microsoft 365 respecte-t-il les normes de conformité réglementaire en matière d’inaltérabilité des données ?
Oui, Microsoft 365 assure la conformité avec des réglementations telles que les règles SEC 17a-4 et FINRA 4511, et la loi HIPAA. Les fonctionnalités telles que la conservation pour litige, les stratégies de rétention, le verrou de préservation et le stockage inviolable aident les entreprises à respecter des exigences strictes de préservation et de rétention des données. Microsoft 365 fournit une piste d’audit pour démontrer que les données ont été préservées intactes.
Quels sont les avantages de l’inaltérabilité de Microsoft 365 ?
- Les principaux avantages de l’inaltérabilité pour Microsoft 365 sont les suivants :
- Respectez les exigences de conformité réglementaire et de gouvernance.
- Préservez les données en place sans perturber l’expérience utilisateur.
- Appliquez les règles de rétention et de préservation de manière cohérente sur tous les types de données.
- Bénéficiez de puissants outils de découverte et d’audit à intégration native.
- Réduisez les coûts d’infrastructure en tirant parti du cloud Microsoft 365.
- Assurez-vous que les données sont protégées contre les suppressions, qu’elles soient accidentelles ou malveillantes.
En résumé, l’inaltérabilité de Microsoft 365 vous permet de préserver et de conserver les données stratégiques pour répondre aux obligations juridiques et de conformité grâce à une solution efficace tout en étant économique. La conservation pour litige, les stratégies de rétention, le verrouillage de conservation et le stockage inviolable assurent la sécurité des données tandis que les outils de découverte intégrés vous aident à trouver ce dont vous avez besoin.
Conclusion
Comme vous l’avez vu, Microsoft 365 offre un ensemble robuste de fonctionnalités pour mettre en œuvre l’inaltérabilité des données, respecter les exigences de conformité réglementaires et contrer les cybermenaces. En tirant parti des fonctionnalités intégrées d’archivage, de rétention, de conservation et de découverte de Microsoft 365, vous protégez vos données tout en restant accessibles pour eDiscovery, le tout sans le coût et la complexité qu’engendre un système d’archivage séparé. La possibilité d’étendre ces fonctionnalités aux données tierces grâce à l’intégration avec Microsoft Purview rend possible une approche complète de l’inaltérabilité des données.
De plus, il existe des outils fiables qui gèrent ces charges pour vous, minimisant ainsi vos efforts de respect des stratégies tout en maximisant votre confiance dans le fait que les choses sont bien faites. Face aux risques croissants de sécurité et de conformité auxquels les entreprises sont confrontées, il est prioritaire de vérifier comment Microsoft 365 peut renforcer vos données contre les menaces. Il est temps de tirer pleinement parti des solutions d’inaltérabilité des données Microsoft 365.
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