En tant que dirigeant d’entreprise ou professionnel de l’IT, vous savez qu’une rétention des données efficace est essentielle pour maintenir la conformité réglementaire, optimiser les coûts de stockage et sécuriser les données Microsoft 365 de votre entreprise. Il peut toutefois s’avérer complexe d’implémenter et de gérer des stratégies de rétention sur Exchange, SharePoint, Teams et d’autres services Microsoft 365. Cet article fournit des conseils pratiques pour vous aider à tirer parti des outils natifs Microsoft 365 afin de concevoir une stratégie efficace et automatisée de rétention des données. Vous y découvrirez les meilleures pratiques d’application des étiquettes et des stratégies de rétention tout en évitant les erreurs courantes telles que la rétention excessive. Grâce à une approche adaptée, vous vous assurez que votre entreprise protège ses données stratégiques, respecte ses obligations de conformité et tire le meilleur parti de son investissement Microsoft 365.
L’importance de la rétention des données dans Microsoft 365
Conformité
Pour respecter les obligations légales et réglementaires, les entreprises doivent conserver certaines données pendant des durées déterminées. Microsoft 365 vous permet de configurer des stratégies de rétention pour préserver les données conformément aux lois telles que le RGPD, la loi HIPAA et la loi FINRA. Une rétention appropriée des données est essentielle pour éviter les pénalités et les sanctions en cas de non-conformité.
Gestion des données
Des stratégies de rétention efficaces permettent de gérer les coûts du stockage en supprimant les données obsolètes et redondantes. Ces stratégies permettent également de s’assurer que les informations importantes restent accessibles en cas de besoin à des fins commerciales ou juridiques. Microsoft 365 permet d’automatiser les stratégies de rétention dans Exchange Online, SharePoint Online, Teams et d’autres services pour déterminer quelles données sont conservées ou supprimées et pendant combien de temps, en fonction des besoins de votre entreprise.
Sécurité
Les données sensibles doivent être protégées pendant toute la durée de leur période de conservation afin d’éviter tout accès non autorisé ou fuite. Microsoft 365 permet de définir des verrous de rétention pour protéger les informations confidentielles, même après leur suppression par les utilisateurs finaux. Les stratégies de rétention réduisent aussi les risques de rétention excessive, comme la vulnérabilité accrue aux tentatives de piratage de données périmées dont l’entreprise n’a plus besoin.
Pour tirer parti de Microsoft 365 pour la rétention des données, vous devez soigneusement planifier et implémenter des stratégies qui équilibrent les exigences de conformité, de gestion et de sécurité. Avec une stratégie et des directives appropriées, Microsoft 365 offre une gamme d’outils permettant aux entreprises de s’acquitter de leurs obligations en ce qui concerne la protection des données de manière efficace et simplifiée. Cependant, sans une approche appropriée, des stratégies inefficaces peuvent mener à la non-conformité, à des coûts de stockage exorbitants, à des pertes de données et à des risques de sécurité. Il est essentiel de se concentrer sur les besoins spécifiques de votre entreprise et d’utiliser les fonctionnalités de rétention de Microsoft 365 de manière ciblée et judicieuse.
Configuration de stratégies de rétention des données dans l’ensemble des services Microsoft 365
Pour gérer efficacement la rétention des données dans Microsoft 365, vous devez implémenter des stratégies complètes sur l’ensemble des services Microsoft 365 qui traitent des données métier. Cela inclut Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business, Teams et toute autre solution utilisée par votre organisation.
Exchange Online
Dans le Centre d’administration Exchange, créez des balises de rétention et appliquez-les à des dossiers de boîtes aux lettres, à des e-mails individuels ou à des boîtes aux lettres entières. Définissez des périodes de rétention en fonction des besoins de conformité et supprimez les messages après l’expiration de la période de rétention. Activez la conservation pour litige afin de préserver les données à des fins juridiques.
Utilisez le centre d’administration de SharePoint pour créer des stratégies de rétention de site avec des périodes de rétention personnalisées pour les documents, les listes, les bibliothèques et les collections de sites entiers. Conservez ou supprimez le contenu après une période spécifiée. Activez la rétention basée sur les événements pour déclencher des planifications de rétention lorsque des documents sont modifiés ou supprimés.
Microsoft Teams
Créez des stratégies de rétention dans le centre d’administration Teams pour conserver ou supprimer des messages de chat privé, des messages de canal, des fichiers et d’autres contenus Teams. Personnalisez les périodes de rétention des données selon les types de données.
Pour simplifier la gouvernance, appliquez des périodes de rétention cohérentes sur l’ensemble des services pour les mêmes types de données. Par exemple, configurez une rétention de trois ans pour tous les documents financiers, qu’ils se trouvent dans Exchange, SharePoint ou Teams. Tirez parti de l’automatisation pour réduire la surcharge administrative, mais surveillez régulièrement les stratégies pour vous assurer que les données sont correctement conservées et restent accessibles. Avec une stratégie et des outils adaptés, vous pouvez parvenir à une rétention complète des données dans Microsoft 365.
Éviter les pièges courants de la rétention des données dans Microsoft 365
Pour mettre en œuvre efficacement des stratégies de rétention des données dans Microsoft 365, les entreprises doivent éviter plusieurs pièges courants. Une rétention excessive des données peut aboutir à des coûts de stockage inutiles et à des difficultés de recherche d’informations pertinentes. Toutefois, une rétention insuffisante risque d’entraîner la non-conformité aux réglementations et la perte de données critiques pour l’activité.
Rétention excessive : Stockage des données plus longtemps que nécessaire
Il peut être tentant de définir de longues périodes de rétention pour s’assurer qu’aucune donnée n’est supprimée prématurément. Cependant, cela conduit souvent à accumuler des quantités excessives de données obsolètes qui n’apportent que peu de valeur. Les outils de Microsoft 365, comme les étiquettes et les stratégies de rétention, permettent un contrôle granulaire des périodes de rétention des différents types de contenu. Effectuez des examens réguliers des politiques existantes et apportez les ajustements nécessaires en fonction des exigences de conformité et d’accès.
Sous-rétention : Supprimer des données trop rapidement
Des périodes de rétention inadéquates exposent les entreprises au risque de supprimer des données encore utiles ou nécessaires à des fins de conformité. Il est essentiel de comprendre les réglementations telles que le RGPD qui s’appliquent à votre secteur d’activité et à votre zone géographique. Les stratégies de rétention Microsoft 365 peuvent être configurées pour conserver automatiquement les données aussi longtemps que l’exige la réglementation. Activez la conservation pour litige afin de suspendre la suppression de contenus susceptibles d’être pertinents dans le cadre d’affaires juridiques en cours.
Application incohérente des stratégies
Pour une efficacité maximale, les stratégies de rétention dans Microsoft 365 doivent être appliquées de manière cohérente pour l’ensemble des services et des types de données pertinents. Exchange Online, SharePoint Online et Microsoft Teams offrent chacun des options de gestion de la rétention, mais les stratégies doivent être uniformisées pour l’ensemble des services. Incluez tous les types de contenu tels que les e-mails, les documents, les messages de chat et les conversations de canal. Les modèles de stratégies de rétention Microsoft 365 constituent un point de départ pratique qu’il est possible de personnaliser en fonction de vos besoins.
En évitant ces pièges courants et en tirant parti des outils intégrés de Microsoft 365, les entreprises peuvent mettre en œuvre des stratégies de rétention des données qui limitent les risques, diminuent les coûts et simplifient la conformité. Grâce à une stratégie de rétention bien conçue, prise en charge par des solutions telles que Veeam Backup for Microsoft 365, vous pouvez gérer et protéger vos données dans le cloud Microsoft en toute confiance.
Tirer parti des outils Microsoft 365 intégrés pour la rétention des données
Microsoft 365 offre plusieurs outils intégrés pour gérer les stratégies de rétention des données et simplifier la conformité. En utilisant ces fonctionnalités, les entreprises peuvent optimiser leurs pratiques de rétention tout en évitant les pièges courants tels que la rétention excessive et les coûts de stockage trop importants.
Étiquettes de rétention
Les étiquettes de rétention vous permettent de classer les données en fonction de leur sensibilité et de définir des périodes de rétention personnalisées pour chaque étiquette. Vous pouvez appliquer des étiquettes de rétention aux e-mails Exchange, aux sites SharePoint et aux messages Teams, puis gérer tous les éléments étiquetés à l’aide d’une stratégie unifiée. Les étiquettes de rétention simplifient la gouvernance des données en conservant ou en supprimant automatiquement les éléments conformément à vos stratégies.
Stratégies de rétention
Créez des stratégies de rétention dans le Centre de conformité Microsoft 365 pour gérer la rétention des données entre services. Les stratégies vous offrent un contrôle granulaire pour conserver ou supprimer des données en fonction du type de contenu, de l’emplacement, de l’âge et d’autres propriétés. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie pour conserver tous les e-mails de plus de 10 ans dans Exchange ou pour supprimer tous les fichiers d’un dossier SharePoint après trois mois. Les stratégies de rétention s’appliquent à l’ensemble d’une entreprise, mais peuvent être ciblées sur des emplacements et des types de contenu spécifiques.
Cas eDiscovery
Effectuer une recherche de cas eDiscovery dans Microsoft 365 vous permet de trouver et de conserver les données pertinentes pour des questions juridiques ou des enquêtes internes. Les données renvoyées dans un cas eDiscovery sont conservées conformément aux stratégies de votre entreprise jusqu’à ce que vous décidiez de supprimer le cas. Vous pouvez exporter les données du cas pour examen si nécessaire. Vous pouvez ainsi éviter une rétention excessive en clôturant les cas une fois qu’ils ne sont plus nécessaires. L’utilisation d’eDiscovery pour la rétention des données garantit que les informations sont protégées et accessibles aussi longtemps que nécessaire.
En tirant parti de ces outils intégrés, vous pouvez implémenter des stratégies de rétention des données complètes mais ciblées dans Microsoft 365. Pour optimiser le stockage, garantir la conformité et maintenir la sécurité des données, il est essentiel de conserver les données pendant une durée appropriée et de les supprimer lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Grâce à une stratégie efficace de rétention des données prise en charge par Microsoft 365, les entreprises peuvent gérer leurs informations en toute confiance, de leur création à leur expiration.
FAQ sur les stratégies de rétention des données Microsoft 365
Combien de temps dois-je conserver les données Microsoft 365 ?
La période de rétention des données dépend des exigences de votre entreprise et du type de données concernées. Vous devez conserver les données aussi longtemps que nécessaire pour vous conformer aux exigences légales et réglementaires. Cependant, conserver les données indéfiniment peut s’avérer coûteux et inefficace. Déterminez les catégories de rétention des données en fonction de la classification des données et des besoins de conformité. Vérifiez et ajustez régulièrement les politiques de rétention afin d’optimiser l’utilisation du stockage.
Comment automatiser la rétention des données dans Microsoft 365 ?
Microsoft 365 offre des outils pour automatiser les stratégies de rétention sur Exchange Online, SharePoint Online et OneDrive for Business. Vous pouvez utiliser des étiquettes et des stratégies de rétention pour appliquer automatiquement des périodes de rétention lorsque les utilisateurs enregistrent ou téléchargent des données. Configurez la rétention basée sur les événements pour conserver les données pendant une durée définie après un événement tel que le licenciement d’un employé. Vous pouvez également utiliser des stratégies de rétention pour supprimer définitivement les données après l’expiration de la période de rétention.
Quelles sont les erreurs courantes à éviter ?
Voici quelques pièges courants concernant la rétention des données Microsoft 365 :
Rétention excessive des données : Conserver les données plus longtemps que nécessaire entraîne des coûts de stockage et des traitements administratifs inutiles. Examinez régulièrement les politiques et ajustez-les au besoin.
Sous-rétention des données : Ne pas conserver les données assez longtemps risque d’entraîner une non-conformité aux réglementations et la perte d’informations critiques. Assurez-vous que les stratégies répondent à toutes les exigences légales et commerciales.
Stratégies incohérentes : Des stratégies de rétention contradictoires ou peu claires sur l’ensemble des services Microsoft 365 sont source de confusion et de risque d’erreurs. Dans la mesure du possible, standardisez les périodes de rétention et les étiquettes.
Absence d’automatisation : La gestion manuelle de la rétention s’avère inefficace et peut conduire à une application incorrecte des stratégies. Utilisez les outils intégrés de Microsoft 365 pour automatiser la rétention autant que possible.
Sécurité inadéquate : Conserver trop longtemps des données sensibles augmente le risque d’accès non autorisé ou de violations de données. Appliquez des mesures de sécurité supplémentaires telles que le chiffrement aux archives à plus long terme.
Manque d’accessibilité : Assurez-vous que les données restent accessibles pendant toute la durée de la période de rétention. Testez régulièrement les restaurations et les téléchargements pour vous assurer de l’intégrité des données.
Grâce à une planification complète et à une utilisation appropriée des fonctionnalités de Microsoft 365, vous pouvez mettre en place des stratégies de rétention de données pour protéger et gérer en toute sécurité les données de votre entreprise. Opter pour une solution telle que Veeam Backup for Microsoft 365 renforce encore plus vos stratégies de conformité et de protection des données.
Conclusion
Lorsque vous implémentez des stratégies de rétention des données Microsoft 365, gardez à l’esprit l’objectif final : veiller à ce que votre organisation puisse trouver, gérer et protéger efficacement les informations commerciales critiques. Avec des politiques et procédures appropriées, vous pouvez répondre aux exigences de conformité, optimiser les coûts de stockage et protéger vos données contre les pertes et les perturbations. Abordez la rétention comme un processus continu, en évaluant continuellement l’efficacité et en apportant des ajustements au fur et à mesure que les besoins évoluent. Le temps investi portera ses fruits grâce à des risques réduits, à un processus eDiscovery simplifié et à une plus grande confiance dans le fait que votre environnement Microsoft 365 contient les bonnes données au bon moment. Grâce à de saines pratiques de rétention des données, votre entreprise est bien positionnée pour tirer le meilleur parti de Microsoft 365 aujourd’hui et demain.