La aparición de COVID-19 obligó a las organizaciones de todos los tamaños a adaptarse a un modelo de trabajo remoto, donde la prioridad es mantener a los empleados a salvo, pero también la organización a flote. En consecuencia, las organizaciones están buscando que sus empleados puedan desarrollar eficientemente sus tareas cotidianas desde cualquier lugar o dispositivo y es en este punto donde la plataforma de Microsoft Office 365 presenta una alternativa altamente eficaz al crear una experiencia consistente de acceso a los datos de la organización sin importar desde donde se estén consumiendo.
¿Cuál es la principal responsabilidad de Microsoft Office 365?
En una solución de Software como servicio (SaaS) como Microsoft Office 365, su principal responsabilidad yace en la gestión y el mantenimiento de la infraestructura global que la soporta para garantizar los acuerdos de disponibilidad comprometidos. Sin embargo, los datos de las organizaciones alojados en el servicio son responsabilidad de los usuarios. A esta forma de administración se le conoce como modelo de responsabilidad compartida. A continuación le comparto la imagen de los componentes que entran en juego.
Si desea conocer más al respecto de este tema, puede leer el siguiente post.
¿Entonces cómo proteger los datos en Microsoft Office 365?
Los principales factores de pérdida de información
Se preguntará por qué debería buscar una herramienta como Veeam Backup for Office 365 si Microsoft ya garantiza de una u otra manera la plataforma donde están los datos de los usuarios. Lamentablemente, esta no es la única forma en que los datos pueden verse afectados. Los tres principales factores de pérdida de información se deben primero a los errores de usuarios o borrados accidentales, segundo a las amenazas de ciberseguridad (usuarios maliciosos, malware, ransomware) y, por último, las diferentes brechas de las políticas de retención que hacen referencia de que un dato está protegido, pero no es así. Puede leer el siguiente estudio de IDC para mayor detalle sobre los diferentes escenarios de pérdida de información.
En consecuencia, es muy importante tomar el gobierno de los datos que se encuentran en Microsoft Office 365 por medio de una estrategia de respaldo, definiendo cada cuánto deseo hacer un backup y sus múltiples opciones de retención en el tiempo, todo esto desde sola única consola. No obstante, la principal operación en este tipo de estrategias es la recuperación confiable y consistente de los datos, y es ahí donde Veeam Backup for Office 365 supera cualquier otra herramienta en el mercado al ofrecer alrededor de 25 opciones diferentes: desde un correo electrónico en un buzón en Exchange Online hasta un sitio completo de Microsoft SharePoint Online.
Soluciones para proteger los datos en Microsoft Office 365
Ahora bien, revisemos dónde podemos desplegar la plataforma de Veeam Backup for Office 365. En términos prácticos una de las opciones más comunes es implementarlo sobre una nube pública; es así que tenemos bajo el modelo de Infraestructura como servicio una máquina virtual lista para ser desplegada desde el Marketplace de Azure o AWS con Veeam Backup for Office 365 preinstalado. Esta VM cuenta con nuestra licencia Community Edition que le permite respaldar sin ningún límite hasta 10 usuarios y un 1 TB de información de SharePoint Online. Igualmente, si desea hacer la instalación sobre plataformas Onpremise puede descargar el software desde nuestra página. El archivo de la descarga consiste en los siguientes ejecutables MSI:
Cómo instalar la plataforma de Veeam Backup for Office 365
Para iniciar el proceso de instalación, proceda a ejecutar el paquete Veeam.Backup365_version.msi.
1. El instalador realizará una verificación inicial para luego dar la bienvenida al proceso:
2. Deberá leer y aceptar el acuerdo de licenciamiento:
3. En este punto para la instalación inicial deberá seleccionar los tres componentes esenciales para el funcionamiento de la herramienta y seleccionar la ruta de instalación:
4. En este punto se debe tomar la decisión de iniciar el proceso de instalación o regresar para hacer un cambio en las opciones de parametrización:
5. El proceso de instalación no tomara más de 5 minutos en completarse.
Para avanzar en la configuración de la organización hay dos puntos importantes. El primero son los permisos necesarios para poder tomar los respaldos de forma consistente; en la guía de usuario de Veeam Backup for Office 365 están detallados cada uno de ellos y, por otro lado, está disponible la siguiente guía con las indicaciones a seguir si se llegase a presentar algún error en la validación de permisos: https://www.veeam.com/kb2969
El segundo punto es conocer el tipo de autenticación utilizado para adicionar la organización de Microsoft Office 365. A continuación se detallan cada una de ellas y la guía disponible para la configuración según sea el caso:
Para finalizar, la adopción de herramientas de productividad como Microsoft Office 365 hace necesario acelerar la implementacion de estrategias de protección de datos, ya que los correos falsos de suplantación de identidad, vínculos maliciosos y los accidentes de borrado de información no van a detenerse: todas las organizaciones pueden verse involucradas en un incidente. Hasta este punto hemos mostrado cómo puede iniciar una estrategia protección de forma simple, confiable y flexible con Veeam Backup for Office 365. En las próximas entregas revisaremos en detalle cómo implementar diversas estrategias de retención y las opciones de recuperación disponibles.