N.º 1 en backup y recuperación para Microsoft 365

Aunque la percepción del mercado está cambiando, sigue siendo un error habitual pensar que Microsoft realiza backups automáticamente de todos sus datos de Microsoft 365 de forma inherente al servicio cloud que adquirió. Microsoft proporciona un excelente nivel de resiliencia y herramientas integradas para todo tipo de funcionalidades, pero no ofrece una solución de backup completa dentro de los planes de Microsoft 365. 

Existe una responsabilidad compartida de Microsoft 365 entre lo que se proporciona dentro del servicio cloud y la responsabilidad de las organizaciones de proteger sus propios datos de Microsoft 365. Consulte nuestro blog sobre cómo funciona la responsabilidad compartida de Microsoft 365.

Para hacer backup de Microsoft 365 se recomienda usar un proveedor o servicio de backup de un partner externo. Un proveedor de backup de Microsoft 365 será capaz de ofrecer procesos sencillos para crear backups y proporcionar suficiente flexibilidad de programación para cumplir cualquier RPO o RTO. Los proveedores de backup también pueden ofrecer recuperación de datos rápida y granular acompañada de funciones avanzadas de búsqueda para que los administradores puedan encontrar rápidamente los elementos que satisfagan sus necesidades legales y de cumplimiento normativo. También se recomienda separar una copia de sus datos de la fuente para tener garantías de estar mejor protegido ante un ataque. 

Para hacer backup de Microsoft Teams, es importante saber cómo funciona en el back end. Teams no es una aplicación autocontenida, lo que significa que actúa como una capa de abstracción que reúne datos de otras aplicaciones que incluyen Exchange Online, SharePoint Online y OneDrive for Business. Es importante hacer backup de sus datos desde estas otras fuentes, pero es igualmente importante hacer también un backup de las configuraciones (es decir, de los ajustes, miembros y estructura del equipo). Por esta razón debería usar los servicios de un proveedor de backup que disponga de las últimas APIs de Microsoft para garantizar que puede hacer backup, no sólo de los datos de las fuentes principales, sino de los metadatos y configuraciones, de manera que pueda conseguir una protección de datos completa y una recuperación eficaz.

La retención de datos eliminados de Microsoft 365 puede variar en función de la aplicación. Por ejemplo, un buzón de correo de Exchange Online conserva los elementos eliminados durante 14 días de forma predeterminada, pero este ajuste se puede modificar hasta un máximo de 30 días. Cuando se usa la aplicación SharePoint Online dentro de un navegador los elementos eliminados se conservan en la papelera de reciclaje durante 93 días a partir del momento de la eliminación.

Cuando un empleado deja una organización, se puede eliminar su cuenta de Microsoft. Sus datos de usuario se eliminarán después de 30 días y ya no estarán disponibles a menos que tenga esos datos guardados en una solución de backup. 

Merece la pena destacar que las políticas de retención necesitan tiempo para configurarse de la forma correcta, y que se pueden producir pérdidas de datos, debido a errores humanos durante la propia configuración de las políticas. Por ello es vital disponer de un backup de los datos de Microsoft 365 a modo de póliza de seguro. 

¡De todos! Todos los usuarios de su organización generan datos cada día, y la mayoría de esos datos de Microsoft 365, si no todos, tendrán algún valor y su organización podría verse afectada si se pierden. Sería un error no proteger todos los datos de su organización. No importa lo grande que sea su organización, Veeam está diseñado para proteger los datos de Microsoft 365 a escala.

Para calcular el número de licencias que necesita de Veeam Data Cloud for Microsoft 365 o Veeam Backup for Microsoft 365, cuente el número de usuarios de su suscripción de Microsoft 365. No necesita contabilizar el mismo usuario más de una vez en los múltiples servicios de Microsoft 365 (por ejemplo, el mismo usuario de Exchange Online, SharePoint Online y OneDrive for Business = un usuario de Veeam Backup for Microsoft 365).

Aquí encontrará más detalles sobre cada servicio de Microsoft 365:

• Exchange Online o Exchange en las instalaciones locales: el buzón de un usuario puede ser de correo personal, de archivo online, o ambos. Solo necesitará una licencia para ese usuario. Tenga en cuenta que no es necesario adquirir licencias para los buzones compartidos o de recursos y se puede realizar backups de ellos de forma gratuita.

• OneDrive for Business: las licencias de usuario de OneDrive for Business se alinean automáticamente con las cuentas de correo electrónico correspondientes. Esto significa que no puede utilizar la misma licencia para hacer un backup del correo electrónico de un usuario y de la cuenta de OneDrive for Business de otro. Tenga en cuenta que OneDrive (sin “for Business") es un servicio de almacenamiento independiente y no es compatible con esta solución.

• SharePoint Online o SharePoint en las instalaciones locales: cada usuario de SharePoint en su suscripción de Microsoft 365 (o implementación en las instalaciones locales) al que se le ha otorgado acceso a los sitios de SharePoint que usted está buscando proteger, necesita una licencia para hacer un backup y proteger el entorno de SharePoint de su empresa. Si tiene una implementación híbrida de SharePoint (es decir, en las instalaciones locales y en línea) y el mismo usuario puede acceder a ambas, solo necesita una licencia Veeam para ese usuario. Tenga en cuenta que los usuarios externos de SharePoint no necesitan una licencia. Un usuario externo de SharePoint es alguien a quien le ha dado acceso a uno o más sitios, archivos o carpetas, pero no está en su suscripción de Microsoft 365. Los usuarios externos autenticados están limitados a tareas básicas de colaboración y los usuarios externos anónimos pueden editar o ver documentos específicos cuando tienen permisos específicos.  

• Microsoft Teams: cuando proteja un equipo con Veeam Backup for Microsoft 365 o Veeam Data Cloud for Microsoft 365, debe tener una licencia para cada usuario que sea miembro activo del equipo y que tenga una licencia de pago de Teams en Microsoft 365.