規制コンプライアンスを維持し、ストレージコストを最適化して、組織のMicrosoft 365データを保護するうえで、データを効果的に保持することが不可欠であることは、ビジネスリーダーまたはITプロフェッショナルのお客様ならご存じでしょう。しかし、Exchange、SharePoint、Teamsおよびその他のMicrosoft 365サービス全体での保持ポリシーの実装と管理は複雑になりがちです。この記事では、ネイティブのMicrosoft 365ツールを使った、堅牢で自動化されたデータ保持戦略の構築に役立つ実用的なガイダンスを提供します。保持ラベルとポリシーを適用しながら、過剰保持などの一般的な失敗を回避するためのベスト プラクティスを学習します。適切なアプローチをとれば、重要なデータを保護し、コンプライアンスのニーズを満たし、Microsoft 365への投資から最大の価値を引き出すことができます。
Microsoft 365におけるデータ保持の重要性
コンプライアンス
法的および規制上の要件を満たすために、組織は特定のデータを特定の期間保持する必要があります。Microsoft 365では、GDPR、HIPAA、FINRAなどの法律に準拠するために、必要に応じてデータを保持する保持ポリシーを構成できます。コンプライアンス違反による罰則や制裁を回避するには、適切なデータ保持が鍵となります。
データマネジメント
効果的な保持ポリシーは、古いデータや冗長データを削除することでストレージコストの管理に役立ちます。また、ビジネス上または法的な目的で必要なときに、重要な情報にアクセスできるようにします。Microsoft 365では、Exchange Online、SharePoint Online、Teams、その他のサービス全体の保持ルールを自動化して、組織のニーズに基づいて、どのデータを保持または削除するか、どのくらいの期間保持するかを管理できます。
セキュリティ
保持期間中は、機密データを不正アクセスや漏洩から防ぐための保護が必要になります。Microsoft 365では、保持ロックを設定して、エンドユーザーによって削除された後でも機密情報を保護することができます。また、保持ポリシーにより、ビジネスに不要となった古いデータがハッキング攻撃の対象となる可能性など、過剰保持によるリスクも低減されます。
Microsoft 365をデータ保持に活用するには、コンプライアンス、管理、セキュリティ要件のバランスが取れたポリシーを慎重に計画し、実装する必要があります。Microsoft 365では、適切な戦略とガイダンスに従って組織が効率的かつ合理化された方法でデータ保護の義務を果たすのに役立つさまざまなツールを提供しています。しかし、適切なアプローチを取らなければポリシーの効果が薄れ、コンプライアンス違反やストレージコストの増加、データ消失、セキュリティリスクを招く可能性があります。重要なのは、組織固有のニーズにフォーカスすることと、Microsoft 365の保持機能を意図的かつ慎重に利用することです。
Microsoft 365サービス全体のデータ保持ポリシーを設定する
Microsoft 365でのデータ保持を効果的に管理するには、ビジネス データを処理するすべてのMicrosoft 365サービスに包括的なポリシーを実装する必要があります。これには、Exchange Online、SharePoint Online、OneDrive for Business、Teams、および組織で利用しているその他のソリューションが含まれます。
Exchange Online
Exchange管理センターで保持タグを作成し、それをメールボックスフォルダーや個々のメール、またはメールボックス全体に適用します。コンプライアンスのニーズに基づいて保存期間を設定し、保存期間が終了したらメッセージを削除します。訴訟ホールドを有効にして、法的事項にかかわるデータを保存します。
SharePoint管理センターを使用して、ドキュメント、リスト、ライブラリ、サイトコレクション全体のカスタム保持期間を含むサイト保持ポリシーを作成します。指定した期間が経過した後もコンテンツを保持または削除します。イベントベースの保持を有効にして、ドキュメントが変更または削除されたときに保持スケジュールをトリガーします。
Microsoft Teams
Teams管理センターで保持ポリシーを作成し、プライベートチャットメッセージやチャネルメッセージ、ファイル、その他のTeamsコンテンツを保持または削除します。さまざまなタイプのデータに対してカスタム保持期間を設定します。
ガバナンスを合理化するには、同じデータ型のサービス間で一貫した保持期間を適用します。たとえば、Exchange、SharePoint、Teamsのいずれであっても、すべての財務ドキュメントに3年間の保持を設定します。自動化を活用して管理オーバーヘッドを削減しながら、ポリシーを定期的に監視して、データが適切に保持され、アクセス可能な状態を維持できるようにします。適切な戦略とツールがあれば、Microsoft 365での包括的なデータ保持を実現できます。
Microsoft 365データ保持についてよくある落とし穴を回避する
Microsoft 365でデータ保持ポリシーを効果的に導入するには、いくつかのよくある落とし穴を回避する必要があります。データを過度に保持すると、不要なストレージコストが発生し、関連情報の検索が困難になる可能性があります。同時に、不十分な保持は、規制への違反や重要なビジネスデータの消失といったリスクにつながる可能性があります。
過剰保持：必要以上にデータを長期間保存する
必要なデータが途中で削除されてしまう事態を避けるために、保持期間を長く設定したくなる衝動に駆られることがありますが、多くの場合、これはほとんど価値のない古いデータを過剰に蓄積することにつながります。保持ラベルや保持ポリシーといったMicrosoft 365ツールを使用することで、さまざまな種類のコンテンツの保持期間をきめ細かく制御できます。既存のポリシーを定期的に見直して、コンプライアンスとアクセス要件に基づき、必要に応じて調整を加えましょう。
不十分な保持：時期尚早なデータ削除
保持期間が不十分だと、有用なデータやコンプライアンスに必要なデータが削除されてしまうリスクが生じます。対象の業界や地域に適用されるGDPRなどの規制を理解することがきわめて重要です。Microsoft 365の保持ポリシーは、こうした規制で義務付けられている期間中はデータを自動的に保持するよう設定できます。訴訟ホールドを有効にして、進行中の法的事項に関連する可能性のあるコンテンツの削除を一時停止できます。
ポリシーの一貫しない適用
最大限の効果を得るには、Microsoft 365の保持ポリシーを、関連する全てのサービスとデータタイプに一貫して適用する必要があります。Exchange Online、SharePoint Online、およびMicrosoft Teamsにはそれぞれ保持を管理するオプションが用意されていますが、ポリシーはサービス全体で標準化する必要があります。メールやドキュメント、チャットメッセージ、チャネル上の会話など、すべてのコンテンツタイプを含めます。Microsoft 365の保持ポリシーテンプレートは便利な出発点であり、その後はユーザーのニーズに合わせてカスタマイズすることができます。
こうしたよくある落とし穴を回避し、Microsoft 365の組み込みツールを活用することで、組織はデータ保持ポリシーを実装でき、リスクの軽減やコストの削減、コンプライアンスの効率化を実現できます。Veeam Backup for Microsoft 365などのソリューションによるサポートが組み込まれ、慎重に策定された保持戦略があれば、Microsoft Cloud内のデータを自信を持って管理および保護することができます。
Microsoft 365に組み込まれたデータ保持ツールを活用する
Microsoft 365には、データ保持ポリシーを管理し、コンプライアンスを簡素化するための組み込みツールがいくつか用意されています。これらの機能を利用することで、組織は保持プラクティスを最適化しながら、過剰保持や過剰なストレージコストなどの一般的な落とし穴を回避できます。
保持ラベル
保持ラベルを使用すると、機密性に基づいてデータを分類し、ラベルごとにカスタマイズされた保持期間を設定することができます。Exchangeメール、SharePointサイト、Teamsメッセージに保持ラベルを適用し、統合ポリシーを使用してラベル付けされたすべてのアイテムを管理できます。保持ラベルは、ポリシーに従ってアイテムを自動的に保持または削除することで、データ ガバナンスを合理化します。
保持ポリシー
Microsoft 365コンプライアンスセンターで保持ポリシーを作成し、サービス全体のデータ保持を管理します。ポリシーを使用すると、コンテンツの種類、場所、経過時間、その他のプロパティに基づいて、データを保持または削除するためのきめ細かな制御が可能になります。たとえば、10年以上経過したすべてのメールをExchangeに保持したり、SharePointフォルダー内のすべてのファイルを3か月後に削除したりするポリシーを作成できます。保持ポリシーは組織全体に適用されますが、特定の場所とコンテンツ タイプを対象にすることができます。
eDiscoveryのケース
Microsoft 365でeDiscoveryのケース検索を実行することで、法的事項や内部調査に関連するデータを見つけて保持できます。電子情報開示ケースで返されたデータは、ケースの削除を選択するまで、組織のポリシーに従って保持されます。必要に応じてケースデータをエクスポートして確認することも、不要になったケースを閉じることで過剰保持を回避できます。データの保持にeDiscoveryを使用することで、必要な期間、情報が保護され、アクセス可能であることが保証されます。
これらの組み込みツールを活用することで、Microsoft 365で包括的かつターゲットを絞ったデータ保持ポリシーを実装できます。データを適切な期間保持し、不要になったら削除することが、ストレージを最適化し、コンプライアンスを確保し、セキュリティを維持する鍵となります。Microsoft 365でサポートされる効果的なデータ保持戦略を策定することで、組織は情報をそのライフサイクル全体にわたって自信を持って管理できます。
Microsoft 365データ保持ポリシーに関するFAQ
Microsoft 365にデータを保持すべき期間はどれくらいですか？
データを保持すべき期間は、組織の要件と対象のデータタイプによって異なります。データは、法的および規制上の要件を遵守するために必要な期間にわたって保持する必要があります。ただし、データを無期限に保持するのは、コストがかかり、非効率的です。データの分類とコンプライアンスのニーズに基づいてデータ保持のカテゴリを決定します。保持ポリシーを定期的に見直して調整し、ストレージの使用を最適化します。
Microsoft 365でデータの保持を自動化するにはどうすればよいですか？
Microsoft 365には、Exchange Online、SharePoint Online、OneDrive for Businessにわたる保持ポリシーを自動化するツールが用意されています。保持ラベルと保持ポリシーを使用して、ユーザーがデータを保存またはアップロードするときに保持期間を自動的に適用できます。イベントベースの保持を設定することで、従業員の退職といったイベント後に、設定した期間にわたってデータを保持します。また、保持ポリシーを使用して、保持期間の終了後にデータを完全に削除することもできます。
避けるべきよくある間違いは何ですか？
Microsoft 365のデータ保持でよくある落とし穴には、次のようなものがあります。
データの過剰保持：データを必要以上に長期間にわたって保持すると、不要なストレージコストと管理オーバーヘッドにつながります。ポリシーを定期的に確認して、必要に応じて調整しましょう。
保持不足のデータ：データを十分な期間にわたって保持しないと、コンプライアンス違反のリスクや重要な情報が失われる可能性が高まります。各ポリシーが法的要件とビジネス要件の両方をすべて満たしていることを確認してください。
一貫性のないポリシー：Microsoft 365サービス間で保持ポリシーが競合していたり不明確であったりすると、混乱が生じ、エラーが発生する恐れがあります。可能な場合は、保持期間とラベルを標準化してください。
自動化の欠如：手動による保持の管理は非効率的であり、ポリシーの不適切な適用につながる可能性があります。Microsoft 365の組み込みツールを使用して、できるだけ保持を自動化しましょう。
不十分なセキュリティ：機密データを長期間保持しすぎると、不正アクセスやデータ侵害のリスクが高まります。暗号化といった追加のセキュリティ対策を長期間保存用のアーカイブに適用してください。
アクセシビリティの欠如：保持期間中は、データにアクセスできる状態を維持してください。リストアとダウンロードを定期的にテストして、データの整合性を確保しましょう。
包括的な計画を立て、Microsoft 365の機能を適切に使用することで、データ保持ポリシーを実装し、組織のデータを安全に保護および管理できます。Veeam Backup for Microsoft 365などのソリューションを採用することで、データ保護とコンプライアンスに関する戦略をさらに強化できます。
まとめ
Microsoft 365のデータ保持戦略を導入する際は、「組織が重要なビジネス情報を効率良く検索、管理、保護できるようにする」という最終目標に留意してください。適切なポリシーと手順を設定することで、コンプライアンス要件を満たしてストレージコストを最適化し、データを消失や破損から保護できます。保持を継続的なプロセスとして捉え、その有効性を継続的に評価して、ニーズの変化に応じて調整します。費やした時間は、リスクの軽減やeDiscoveryの簡素化といった形で還元されるほか、Microsoft 365環境に適切なタイミングで適切なデータが存在しているという、より高い安心感を得られるというメリットをもたらします。適切なデータ保持を実践することで、組織は現在および将来のMicrosoft 365の価値を最大限に引き出すことができます。