Mi auguro che questo non vi accada mai, ma se mai doveste ricevere una richiesta legale, questo post potrà tornarvi molto utile. Uno dei miei amici informatici ha condiviso questa storia, di quando ha dovuto ricercare in Exchange tramite un set di parole chiave una serie di comunicazioni e-mail vecchie di 2 anni. Questo tipo di discovery sarebbe stato una grande sfida per molte aziende IT.
Houston, abbiamo un problema!
Poiché l’azienda utilizzava Exchange 2010, il mio amico informatico aveva cercato informazioni su Google, trovando un articolo su TechEd. L’articolo consigliava di utilizzare una ricerca in più Mailbox: http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd335072(v=exchg.141).aspx
Comunque, di solito non avete un server Exchange con un database vecchio di 1-2 anni subito disponibile. Una piccola azienda con 50 dipendenti può generare fino a diverse centinaia di e-mail per giornata lavorativa. Una volta inviate, le e-mail sono salvate sui server e successivamente eliminate in modo definitivo da Exchange (spostate su dischi, nastri o sul cloud per l’archiviazione a lungo termine).
Ciò significa che dovete rimboccarvi le maniche e come prima cosa individuare il vecchio backup. Fatto questo, dovete ricostruire un intero ambiente per il server Exchange vecchio (isolato dalla produzione) o usare uno strumento di e-discovery per cercare le e-mail all’interno del database. Per inciso, alcuni di questi strumenti di e-discovery non sono economici; preparatevi a sborsare denaro per ogni singola cassetta postale.
Procurarsi uno strumento gratuito
Per farla breve, il mio amico informatico ha svolto la sua ricerca utilizzando uno strumento di e-discovery denominato Veeam Explorer per Exchange, in grado di effettuare ricerche all’interno del file .EDB di Exchange ed è completamente GRATUITO (0 dollari).
Ecco come funziona (è facilissimo):
1. Scaricate e installate
Veeam Explorer per Microsoft Exchange (VEX) è gratuito e disponibile come utility indipendente in tutte le edizioni di Veeam Backup & Replication, compresa la Veeam Backup Free Edition. Per prima cosa dovete scaricare Veeam Backup Free Edition, e il resto è molto semplice. Questo è il link per il download:
http://www.veeam.com/it/virtual-machine-backup-solution-free.html
È possibile scaricare il VEX su una macchina fisica o virtuale, indifferentemente. La procedura di installazione è immediata, una di quelle “Avanti, Avanti, Avanti, Fine”. Quando viene richiesta la licenza, nel corso dell’installazione, potete semplicemente continuare la procedura senza licenza.
Immagine 1 Veeam Explorer per Exchange è disponibile come componente aggiuntivo di Veeam Backup Free Edition dopo l’installazione.
2. Estrarre il file EDB dal backup e aprirlo con il VEX.
Importante: quando estraete il file .EDB dal backup, non dimenticate di collocare il file ESE.DLL nella stessa posizione. Questo file viene utilizzato per le query del database di Microsoft Exchange (.EDB) ed è incluso nella distribuzione di Microsoft Exchange. Lo troverete facilmente nel disco d’installazione di Exchange ricercando il file “ese.dll” e copiandolo sul server Veeam. E ricordate, potete sempre fare riferimento all’articolo della guida qui indicato:
http://helpcenter.veeam.com/backup/70/vsphere/index.html?vee_restore_database.html
Per aprire il file .EDB, dovete puntare alla posizione del file ESE.DLL nel menu opzioni del VEX. Fatto questo, potete aggiungere un archivio di cassette postali premendo il pulsante Add Store (Aggiungi archivio) sulla barra multifunzione.
Immagine 2 Estrarre ESE.DLL e copiarlo sul server Veeam.
Immagine 3 Puntare Veeam Explorer per Exchange verso il file di database.
- Aprire Veeam Backup Free Edition, andare al menu principale, selezionare Opzioni e specificare il percorso per il file ESE.dll.
- Puntare Veeam Explorer per Microsoft Exchange verso il file .EDB (nel browser di Veeam Backup fare doppio clic sul file .EDB)
- Dopo che Veeam ha aperto il database .EDB in Veeam Explorer per Microsoft Exchange, è possibile navigare e ricercare gli elementi necessari.
Ora è possibile avviare la ricerca con Advanced Find (Ricerca avanzata) e cercare le e-mail con date specifiche di creazione, corpo del testo, CC, BCC e molto altro.
Immagine 4 Ricerca avanzata nel database di Microsoft Exchange.
Veeam Explorer per Exchange è uno strumento completamente gratuito, e pertanto non richiede alcun tipo di licenza per l’e-discovery. Veeam Explorer per Exchange utilizza le API standard quando opera con il database. Le versioni supportate comprendono Microsoft Exchange 2010 e 2013.
Persone, aziende e no-profit utilizzano Veeam Explorer per Exchange in molti scenari d’uso diversi. Per chi desidera saperne di più, ho riportato un paio di scenari:
- Discovery legale:Alcuni Paesi richiedono che i record inerenti al denaro, alle persone e a dati specifici dell’azienda siano conservati per 3 anni. Altri richiedono 5, 10 o persino 15 anni. Per essere in grado di soddisfare i requisiti dei tribunali o di conformità, gli amministratori dei sistemi devono tenere in considerazione che le richieste del dipartimento legale di individuare messaggi o file in allegato per utente, tramite specifici criteri di ricerca, hanno un’elevata priorità.
- Indagini interne:Oltre al dipartimento legale, tutti i responsabili dell’azienda possono richiedere all’amministratore di sistema di trovare un messaggio nel database di Exchange al fine di svolgere indagini interne.
Veeam Explorer per Exchange supporta completamente la ricerca e la sintassi delle query in Microsoft Exchange. Ad esempio, nella cassetta postale di Exchange selezionata è possibile cercare:
Mario
Mario AND Rossi
“Mario Rossi”
from:”Mario Rossi”
hasattachment: yes
Questi esempi di criteri di ricerca sono analoghi a quelli utilizzati in Microsoft Outlook 2010. Maggiori informazioni le trovate qui: Come restringere i criteri di ricerca per ricerche migliori in Outlook.
Tutto considerato, sembra che alcune delle funzionalità Veeam possano essere facilmente utilizzate in ambienti non virtualizzati, specialmentenei casi di e-discovery in Exchange. E voi, cosa avete da dire? Come utilizzate Veeam? Lasciateci i vostri commenti qui sotto, contattatemi tramite e-mail oppure seguite Veeam su Twitter.